El análisis y descripción de cargos en la organización tienen una relación directa con la productividad y competitividad de las empresas.
No resulta difícil encontrar empresas que al iniciar sus actividades con procesos informales y sin una planeación, puedan entregar algunos resultados positivos. Sin embargo, los cambios que se producen en el entorno empresarial motivados en gran parte por la globalización de la economía y la continua introducción de las nuevas tecnologías conllevan a escenarios inaceptables en donde se observan problemas de alta rotación del personal, bajo niveles de desempeño, de productividad y de motivación.
Teniendo en cuenta lo anterior, es muy importante analizar y valorar las formas de aplicación de las técnicas y métodos de la administración de RR.HH. en las organizaciones, así como su vinculación con el logro de objetivos generales con el fin de proponer alternativas que ayuden a mejorar su desempeño.
En este sentido se plantea a continuación el análisis y descripción de puestos de trabajo como una herramienta básica para toda la Gestión de Recursos Humanos. En primer lugar, es preciso diferenciar un término del otro, el análisis de puestos pretende estudiar y determinar los requisitos que necesita cumplir la persona para desempeñar adecuadamente el cargo. En cambio, la descripción de cargos se preocupa por el contenido, imprimiéndole así un carácter distintivo respecto de los demás puestos de la empresa. Ambas herramientas permiten la eficiencia de la administración del personal y la simplificación de otras tareas propias de esta área de la organización.
En la descripción de cargos se detalla:
Qué hacen los trabajadores: funciones, actividades y tareas.
Cómo lo hacen: recursos que utilizan, métodos que emplean, manera como ejecutan las funciones, actividades y tareas.
Para qué lo hacen: objetivos que pretende conseguir, propósito de cada tarea.
Producto de la implementación de la descripción de cargos se derivan beneficios para la empresay entre los más destacados se tienen:
- Aclara estructura organizacional del colaborador.
- Identifica donde se tiene falencias en temas de productividad.
- Facilita procesos al tener claro el manual de responsabilidades asociados a cada puesto.
- Facilita el análisis de compensación laboral.
- Identifica necesidades de formación y desarrollo de competencias.
- Aporta a la descripción de perfiles de cargo.
El análisis de cargos, por otro lado, indaga en los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera apropiada.Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un análisis de puestos, como por ejemplo cuando:
- Se crea una organización.
- Se crean nuevos puestos.
- Se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos.
- Se actualiza el sistema de compensación y de salarios de una empresa, etc.
Además, algunos síntomas pueden asomar e indicar que es necesario considerar la implementación de un proceso de análisis de puestos:
- Los empleados no saben qué tareas específicas deben cumplir.
- La contratación y selección son ineficaces.
- La mano de obra no está adecuadamente capacitada.
- La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.
- El flujo de trabajo no es uniforme, padece de retrasos y es incompleta, entre otros.
Antes de iniciar el estudio de cada puesto en la organización, es necesario aprender de ella, sus objetivos estratégicos, sus procesos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad. Provistos de un panorama general sobre la empresa y su desempeño se procede a realizar la descripción y análisis de cargos teniendo una información de base decisiva.
Esta herramientaresulta ser una fuente de información básica para toda la planeación de Recursos Humanos y las posibilidades de aplicación son variadas y entre las más significativas se pueden mencionar las siguientes:
- Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal.
- Para una valiosa ayuda para la selección objetiva de personal.
- Para fijar adecuados programas de capacitación, formación y desarrollo.
- Como base para posteriores estudios de calificación de méritos.
- Como elemento primario de estudios de evaluación de puestos.
- Como parte integrante de manuales de organización.
- Para determinar montos de fianzas y seguros.
- Para efectos organizacionales.
- Para efectos de supervision.
- Como valioso instrumento de auditorías administrativas.
- Determinación de carga de trabajo e incentivos.
- Como base para administración de remuneraciones.
- Para una evaluación de desempeño.
- Como técnica inicial de una mejor administración de recursos humanos.
Cómo se puede apreciar, la implementación de todas estas aplicaciones a través de la utilización del análisis y descripción de cargos le permitiría a las empresas mejorar ostensiblemente los resultados que se esperan de los empleados ya que se planificaría y controlaría todo lo relacionado con el recurso humano partiendo del conocimiento de la operación general de la compañía y su planificación estratégica, entrelazando así, al interior de todos los procesos, todas las medidas tomadas producto del diagnóstico efectuado en la recopilación y análisis de la información de esta importante herramienta. Al final, cada integrante de la familia corporativa sabrá que hacer, cómo y en qué momento hacerlo, aportando a la consecución no solo de los objetivos individuales sino también de los generales y por supuesto a la sostenibilidad de la empresa en el tiempo.
